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展会邀请函怎么写?展会邀请函的写法

发布时间:2021-05-17 10:58:14浏览次数:

【国外展会信息网】目前大小展会数不胜数,很多企业都已经知道如何通过展会来提升自身的实力了。但是在展会上还有一个重要的东西很多企业往往都忽略了,那就是展会中需要用到的邀请函,这个可是非常重要的东西。客户最先接触的可能就是它了,关系到客户对企业的第一印象。下面就一起来看看展会邀请函的写法吧!

图为某展会的邀请函

一、展会邀请函(信)基本内容

商务邀请函的基本内容包括:会展活动的名称、举办城市、地点、时间、背景、目的;主办机构和组织机构;会展活动的内容和形式、特点等;主要参加或参与对象;会展活动的相关收费标准;联络方式以及其他需要说明的事项。

二、展会邀请函(信)结构与写法

1、展会邀请函的封面会显示此商务函的性质。普通的商务邀请函(信)封面以会展活名称、主题、主办机构、时间、地点五项内容为主;而特殊的商务邀请函(信)。则在封面上只注明会展活动组织者或项目的名称、收信机构或人员的相关信息并注明“通知、特函、”等字样。

2、标题由会展活动名称和“邀请函(书)或(信)”组成。

会展活动名称可以分为三个部分:基本部分、限定部分和附属部分。其中基本部分和限定部分构成展览会名称的主体。例如:第十届中国家电产品博览会邀请函(信)、第十二届中国国际机床机电展览会邀请函(信)。

3、称呼邀请函的发送对象有三类情况:

(1)发送到单位的邀请函,应当写单位名称。由于邀请函是一种礼仪性文书,称呼中要用单称的写法,不宜用泛称(统称),以示礼貌和尊重。

(2)邀请函直接发给个人的,应当写个人姓名,前冠“尊敬的”敬语词,后缀“先生”、“女士”、“同志”等。

(3)网上或报刊上公开发布的邀请函,由于对象不确定,可省略称呼,或以“敬启者”统称。

4、展会邀请函正文正文应逐项载明具体内容。

第一部分背景说明。写明举办会展活动的背景和目的;

第二部分组织说明。对会展活动组织结构的进行介绍,包括的主办者、协办者、承办者等;

第三部分是时间与地点。根据会展活动设定的举办日期、结束日期与举办城市、地点进行描述。

第四部分是会展活动的具体内容介绍。

主要包括了会展活动的展区划分、展品设定、同期活动、展示服务、会展活动的特点、会展活动的收费标准等相关内容;第五部分联络信息。写明联系联络信息和联络方式,包括传真、电话、邮箱、负责人等。结尾处也可写“此致”,再换行顶格写“敬礼”,亦可省略。

5、回执回执是被邀请方根据需要和可能而给予的一种反馈信息。通常会展活动的回执内容格式统一的会展组织者进行制定。包括了:参与者单位信息、参与类型、具体展位或广告位、会议活动预定事项、参与人员信息、参与时报到信息说明等。

6、展会邀请函的落款,通常是会展活动的组织机构名称加盖相关印章。如果是多家机构共同主办或承办,则由多家机构共同签名盖章。以证明此邀请函(信)的真实性与合法性。同时注明邀请函(信)的制作发布时间。

7、附件附件是展会邀请函(信)的附属资料,与商务邀请函具有同等的法律效力。附件主要包括会展活动的相关说明、规定、制度、报展注意事项、人员信息表、服务内容等相关文件。附件是商务邀请函(信)不可分隔的一部分。

重要提示:会议活动与展览活动、节庆活动的邀请函在写法上与内容上有很大差别,通常大型的展览活动设计到的内容较多。例如:布展规定、进场规定、商务租赁申请等;通常在大型展会活动邀请函(信)中,均包括在内。而会议活动,则通常在收到回执后,在发去相关的入场须知等信息。不同的会展项目需根据实际情况进行合理处理。切不可照本宣科。

以上是展会邀请函怎么写的解答了,希望大家都能学习到这些写法,以便给客户一个良好的第一印象。

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