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活动策划如果做好活动场地管理呢?

发布时间:2021-07-19 10:39:23浏览次数:

  一、索取场地联系方式

  取得场地联系方式是每场活动策划的agency都知道的,那么比拼的就是“时机”。

  正式brief前:如果客户提供的材料中包含了场地的资料,那么就要通过各种渠道第一时间去了解该场地的信息,争取时间。

  正式brief后:全力在当天从客户侧拿到联系人方式,第一时间去联系场地方到场地去勘查。每次比稿的agency至少是3-4家,场地在接待过程中往往会出现疲倦怠慢的现象,所以第一时间取得联系到达场地便抢占了“最佳时机”。得到的有用信息一定会比其他的agency更多。

  二、勘查准备工作

  勘查人员选择:如场地距离不需要出差,那么所有项目相关人员尽量都到现场进行勘查;如场地距离需要出差考虑差旅压力,就需要按照勘查人员优先级进行排序:项目经理&木工负责人&AV负责人>施工经理>设计师>策划人员。

  准备工具和材料。勘查的激光尺、卷尺就不用说了,最重要的事是要设法探听一切客户在前期对于场地的理解和规划。如客户关系良好,可以直接私下进行打探,也可以通过在与场地联系人的沟通过程中建立关系,从场地销售口中探知客户侧的需求和问题。

  勘查时间。建议勘查场地总时长在2-3个小时,尤其是刚入行的小伙伴,在场地勘查过程中务必不达目的不罢休的精神,需要将场地的每个房间、路线梳理清楚,哪怕是客户此时没有提到的规划。

  三、现场勘查工作

  首先要请客户提供的场地方直接对接人一起走场,获取客户选择场地时的有价值信息,了解场地惯用方式案例。先进行主会场的测量,测量工作可交由同去搭建公司负责人或者搭建经理去做,项目经理的工作是按照行走路线走一遍全部场地,普通路线&VIP通道路线等。

  尽可能将每一处细节进行拍照,尤其可能需要P图的空间、位置。在行走的过程中根据brief中的需求思考如何包装使用,建立初步对场地的规划和理解,回来后将自己思考的初步规划brief给内部项目组。

  PM主动思考的范围需包括:规划、包装方向及重点,场地原有结构是否有可利用空间,人流动线,车辆安排,功能间的勘查及初步规划(尺寸需要测量核实、照片需要拍摄)。最主要的一步是问题记录,要边走边记录对场地产生的问题,如:电箱位置、电量、货梯位置尺寸、其他的搭建要求等。

  四、Q&A环节

  此环节主要针对特殊情况,一种是场地客户给出的负责人不在场;一种是场地配合度较低,较难沟通。此时需要统计在走场过程中遇到的问题:自己记录&搭建供应商记录的。如:报批、网络、功能间数量,控台位置等。

  五、索取资料

  需要向场地索取:CAD图(平面、立面/剖面,吊点图),网络联系人,报批联系人等其他必要联系人。

  六、输出场地勘查报告

  此点也是至关重要的一点,在勘查完场地之后要尽快趁热打铁输出场地分析报告,最佳时间为勘查当天,时间越早记忆遗漏的东西越少,报告越准确全面。小编的习惯都是在当天回程的飞机上直接输出分析报告。

  报告内容包括:按照行走路线由外而内配合精简的实景照片,同时按照空间顺序编写自己的规划思路和包装设计想法,思考标记策略,尤其是和场地有关的内容并输出。

  七、召开内部勘查会议

  最后,场地勘查内部会一定要在第二天进行,作为项目PM需要提前准备好勘场报告、照片、各种场地图纸、预算表、方案内容细分脑图、官方brief文件。

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